修理貸出マニュアル
ディーラー様からの信頼に直結する重要な業務プロセス。
新入社員でも迷わず実行できる業務フローとルールをまとめました。
1. 業務の全体像
🎯 顧客対応の基本
当社の直接の顧客は「ディーラー（2次卸）様」です。医院様への対応においても「ディーラー様を通した取引」であることを常に意識してください。
💻 システム上の区別
データ入力の際、必ず「修理代品」か「デモ品」かを選択し、データ上で明確に区別します。
📄 伝票・納品書
両者で伝票処理の手順自体に違いはありません。ただし、有償か無償かによって納品書発行の有無が異なります。
2. 時系列アクションフロー
電話受付・ヒアリング
ディーラー様からの依頼を受付。メーカー名、製品名、数量、希望納期、医院様への直送の有無などを正確にヒアリングします。
在庫確認
- コメット製品（自社所有）: Zドライブのステータス表を確認。
- 茂久田（モクダ）: 必ずメールまたはEDIにて依頼し回答を待つ。
- その他メーカー: 電話にて確認（即答または折り返し待ち）。
手配・出荷
「貸出品価格表.xlsx」で価格を確認し、Obic7へ入力。原則ディーラー様宛に発送しますが、医院直送時は伝票の送付先に細心の注意を払います。
貸出中の管理
Obic7 ＞ 販売管理 ＞ 出荷 ＞ 「貸出一覧表」を随時出力し、進捗や返却期限を管理します。
返却・処理
過不足・シリアルを確認後、社内ステータスを「返却済み」に更新。モモセ所有以外の製品は速やかにメーカー様へ返送します。
3. 例外処理・要注意ルール
🚨 【最重要】医院直送時の伝票ルール
医院様へ直接製品を送る場合、納価（卸値）が記載された伝票を誤って医院様へ送付してしまうと重大なクレームに発展します。「モノは医院様へ、伝票はディーラー様へ」を必ず徹底してください。
⚠️ 茂久田への手配ルール
他メーカーとは異なり、在庫・納期確認は電話で行いません。「メール」または「EDI」を使用し、回答を待ってから手配します。
ℹ️ 所有区分の違い
コメット製品は全て「モモセ所有」のため、メーカーへの手配は不要です。Zドライブの社内ステータス表で完結します。
4. 使用システム・ファイル一覧
| 名称 | 役割・用途 | 参照パス・アクセス方法 |
|---|---|---|
| デモ品一覧・ステータス表 | 自社所有（コメット等）の在庫確認・ステータス管理 | Z:\ASU_貸出\公開\デモ品一覧_ステータス表_yyyymmddhhmm_更新.xlsx |
| 貸出品価格表 | 発送手配時の価格確認 | 各メーカーフォルダ内の 貸出品価格表.xlsx |
| Obic7 | 貸出データの入力、伝票処理 | 指定のPC・ショートカットより起動 |
| 貸出一覧表 | 貸出中アイテムの進捗管理 | Obic7 ＞ 販売管理 ＞ 出荷 ＞ 貸出一覧表 |
| EDI | 茂久田への手配・納期確認 | ブラウザ・専用端末よりアクセス |
5. 【DX推進担当への提案】
将来的なシステム化・自動化で解消すべきアナログなボトルネック
Excelファイルでの属人的な管理
ファイル名で更新履歴を管理しているため、同時編集ができず最新版が不明確になるリスクがあります。
改善提案
クラウド型DB（Kintone等）への移行。複数人での同時アクセスとリアルタイムなステータス共有を実現します。
手作業による直送伝票の分割リスク
「伝票だけディーラーへ送る」という最重要ルールが、担当者の記憶と注意力を頼りに行われています。
改善提案
システムへの「直送フラグ」実装。フラグONで納品書同梱不可の指示や、伝票の送付先自動判別をシステム化します。
メーカーごとの確認手段のバラつき
電話・メール・EDIと連絡手段が統一されておらず、折り返し待ち等のタイムロスや新人教育の負担増が発生しています。
改善提案
貸出ポータルサイトの導入。またはメーカー側システムとのAPI連携により、オンラインで即時手配できる環境を構築します。
貸出一覧の手動抽出と進捗管理
期限管理のためにObic7から都度一覧を出力して目視確認しており、対応漏れが起こりやすい状態です。
改善提案
RPAによる自動通知。返却期限の〇日前や未返却案件を毎朝Teamsやメールへ自動でプッシュ通知させます。